Spis a nahlížení do spisu
Podle správního řádu máte jako účastníci řízení, případně vaši zástupci, právo nahlížet do spisu1. Toto právo máte i v případě, že je správní řízení již ukončeno.
Pokud jste nevidomými osobami, bude vám spis přečten a na požádání vám bude umožněno pořízení zvukového záznamu. Spolu s vámi může do spisu nahlížet také váš doprovod.
O průběhu správního řízení se zakládá a vede spis. Ten má svou spisovou značku a obsahuje spisový materiál, který se skládá z:
- podání,
- protokolů,
- záznamů,
- písemného vyhotovení rozhodnutí
- jiných úkonů správního orgánu,
- příloh.
U každé součásti spisu je zároveň uvedeno datum, kdy byla do spisu vložena.
Jakým způsobem je možné se na nahlížení do spisu objednat?
Pro nahlédnutí do spisu je nutné nejprve podat žádost o nahlížení. Tato žádost může být poslána poštou, datovou schránkou nebo e-mailem se zaručeným elektronickým podpisem. Poté co je spis připraven k nahlížení, bude vám příslušným pracovištěm přidělen termín, případně se můžete objednat telefonicky přes Klientské centrum pro poskytování informací cizincům.
Pokud je nicméně spis ve fázi odvolání a byl již odeslán odvolacímu orgánu, je nutné pro účely nahlížení kontaktovat daný orgán.
Kdo může do spisu nahlížet?
Do spisu mohou nahlížet účastníci řízení (žadatelé) nebo jejich zástupci.
Jaké informace jsou při nahlížení poskytnuty?
Během nahlížení je vám k dispozici kompletní spisový materiál, včetně příloh.
Vyloučeny jsou však části, které obsahují utajované informace nebo skutečnosti, na něž se vztahuje zákonem uložená nebo uznaná povinnost mlčenlivosti. To neplatí o části spisu, kterou byl nebo bude prováděn důkaz. Do těchto částí můžete, jako účastník řízení, nahlížet pouze vy nebo váš zplnomocněný zástupce. Zároveň budete předem seznámeni s důsledky porušení povinnosti mlčenlivosti. O tomto poučení je sepsán protokol, který je nutné podepsat.
Je možné během nahlížení pořídit kopii spisu?
Ano, s právem nahlížet do spisu je spojeno i právo si činit výpisy, případně vám může ministerstvo pořídit kopii spisu nebo jeho částí.
Během nahlížení vám bude rovněž umožněno pořídit si fotografie spisu vaším mobilním telefonem.
Vydání stejnopisu, opisu, kopie, fotokopie nebo výpisu je zpoplatněno správním poplatkem, který je nejčastěji 15 Kč za každou započatou stranu, pokud je pořizována na kopírovacím stroji nebo tiskárně. Bližší informace, včetně kompletního sazebníku, naleznete v zákoně o správních poplatcích.
Platba správního poplatku je prováděna v hotovosti.
Posílá Ministerstvo vnitra kopie spisu i na konkrétní adresu na základě písemné žádosti?
Ne, ministerstvo nepořizuje ani neposílá kopie na základě písemné žádosti, protože právo pořízení kopie je spojeno s právem nahlížet do spisu.